1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Audi Interaction GmbH

Zeppelinstraße 48

14471 Potsdam

2. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Im Rahmen der oben genannten Prozesse werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, wenn Sie uns diese zur Verfügung stellen:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung von Ihnen erhalten (z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Referenzen) sowie solche, die wir bei der Durchführung von Ihnen oder über Sie erheben (z. B. E-Mails, Gesprächsnotizen, interne Bewertungen, Ergebnisse von Sicherheitsüberprüfungen (soweit einschlägig), Informationen aus Bewerbungsgespräch oder Assessmentcenter).
Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Webseiten, Presseberichten, sozialen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen. Weiterhin verarbeiten wir uns intern vorliegende Informationen, die im Zusammenhang mit internen Weiterentwicklungsmaßnahmen in den AT- und / oder im Management Kreis gemäß Prozess als erforderlich erachtet werden. Hinzu kommen Daten, die im Zusammenhang mit einer externen Überprüfung der Bewerber_innen durch einen Dienstleister (siehe unten) für Einstellungen im Oberen Management Kreis oder Einstellungen und Berufungen in den Top Management Kreis erzeugt wurden.

Stammdaten (z. B. Name, Titel, akademischer Grad, Geschlecht, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit, private Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mailadresse), Familienstand, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, Ausweiskopien, Fotos, Sprachkenntnisse, Angehörige und deren Kontaktdaten),

Bewerbungsdaten (z. B. Bewerbung und Lebenslauf, Referenzen, Ergebnisse von Sicherheitsüberprüfungen (soweit einschlägig), Informationen aus Bewerbungsgespräch, Zeugnisse für spezielle Gruppen (z. B. Berufsausbildung, Duales Studium) Testergebnisse oder Assessmentcenter,

Gesundheitsdaten (z. B. arbeitsmedizinische Untersuchungen, Krankheiten, erkrankungsbedingte Hilfsmittel, Behinderungen), soweit von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben.

Datenschutzrechtliche Erklärungen (z. B. Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten; Erklärung zur Geheimhaltung personenbezogener Daten im Rahmen von vorvertraglichen Tätigkeiten oder besuchen wie z.B. Einfühlungsverhältnissen; Erklärungen zum Widerruf von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten; Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen).

Steuerrechtlich relevante Angaben zur Religionszugehörigkeit, aus denen religiöse und weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen können, soweit von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben.

Angaben zum Familienstand (Ehe oder eingetragene Lebenspartnerschaft) aus denen gegebenenfalls die sexuelle Orientierung hervorgehen kann, soweit von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung angegeben.

3. Rechtsgrundlage für die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage des Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe b) EU-Datenschutzgrundverordnung (vorvertragliche Maßnahmen) und auf Grundlage des § 26 BDSG Absatz 1 zur Begründung eines möglichen Beschäftigungsverhältnisses.
Soweit § 26 Abs. 1 Satz 1 erforderlich, verarbeiten wir personenbezogenen Daten zur Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit auf Grundlage des § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. c) BDSG. Weitere besondere Kategorien personenbezogener Daten (d.h. Angaben aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen hervorgehen, sowie die, Gesundheitsdaten oder Daten aus denen die sexuelle Orientierung hervorgehen kann) verarbeiten wir gegebenenfalls zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht (z. B. Fragerecht des Arbeitgebers) nach § 26 Abs. 3 BDSG.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, um Ihnen einen Link zu einer Umfrage zum Bewerbungsprozess zukommen zu lassen, um unseren Bewerbungsprozess verbessern zu können. Die Ergebnisse der Umfrage werden völlig anonym gespeichert.

Sanktionslistenabgleich: Darüber hinaus führen wir mit Ihren personenbezogenen Daten am Ende des Bewerbungsverfahrens vor Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses im Tarif einen internen Abgleich mit bestehenden Sanktionslisten (z. B. Finanzsanktions- und Terrorlisten) durch.

Background-Check:

Bei Einstellungen und (internen) Berufungen in den Management Kreis, Einstellungen und (internen) Berufungen in den Oberen Management Kreis sowie bei Einstellungen und (internen) Ernennungen in den AT-Kreis (nachfolgend Beschäftigungsgruppen) führen wir bzw. die AUDI AG einen sog. Background-Check durch, um höchste Compliance- und Integritätsstandards bei Geschäftsaktivitäten und Transaktionen sicherzustellen. Es gilt zu gewährleisten, dass potenzielle Inhaber verantwortungsvoller Funktionen innerhalb der AUDI AG ihren Aufgaben ohne Interessenkonflikte und unter Einhaltung hoher ethischer Standards nachgehen und sich den Grundsätzen des Unternehmens gewissenhaft verpflichten, um rechtliche Risiken und Reputationsschäden zu minimieren.

Der Background-Check und dessen Ergebnis ist Teil der Entscheidung für die Begründung oder die Weiterentwicklung im bestehenden Beschäftigungsverhältnis. Die AUDI AG führt den Background-Check erst kurz vor der Entscheidungsfindung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses für einen beschränkten Bewerberkreis durch. Ihre zu diesem Zweck erhobenen Daten werden nicht für weitere Verwendungen gespeichert, verarbeitet oder weitergegeben. Eine Rechtfertigung der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Background-Checks ergibt sich für die oben genannten Beschäftigtengruppen aus § 26 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). § 26 BDSG regelt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis und privilegiert solche zweckgebundenen Datenverarbeitungen, sofern diese u. a. für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dabei werden Bewerber_innen um ein Beschäftigungsverhältnis gem. § 26 Abs. 8 S. 2 BDSG Beschäftigten gleichgestellt. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses ist erforderlich i.S.d. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, da die AUDI AG ein berechtigtes Interesse daran hat, die oben genannten Führungspositionen mit Personen zu besetzen, die integer sind und nach dem geltenden Recht handeln. Dies wird durch den Ihrer Berufung oder Einstellung vorgeschalteten Background-Check sichergestellt.

4. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten?

Rahmen der Durchführung des Bewerbungs- oder internen Weiterentwicklungsverfahrens müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder über eine interne Weiterentwicklung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Sofern Sie uns personenbezogene Daten aufgrund einer gesetzlichen oder vertraglichen Pflicht bereitstellen müssen, weisen wir Sie hierauf bei der Erhebung der Daten unter Verweis auf die jeweilige Pflicht hin. Stellen Sie uns die jeweiligen Daten nicht zur Verfügung, können wir das Bewerbungsverfahren u.U. nicht weiter fortsetzen und können Sie nicht einstellen.

5. Empfänger der Daten

Aufgrund der Größe und Komplexität der Datenverarbeitung durch die Audi Interaction GmbH ist es nicht möglich, die personenbezogenen Daten jedes Empfängers in diesem Datenschutzhinweis einzeln aufzuführen, weshalb in der Regel lediglich Kategorien von Empfängern angegeben werden.

Innerhalb der Gesellschaft erhalten diejenigen Stellen ihre Daten, die diese im Rahmen ihrer Tätigkeit benötigen (z. B. die Personalverwaltung, Rechtsabteilung, IT, Betriebsrat).

Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Hierzu gehören u.a.:

• Unternehmen des Volkswagen Konzern, die Dienstleistungen (z. B. IT Dienstleistungen) für die Audi Interaction erbringen (z. B. VW AG, AUDI AG),
• Dienstleister für den Background-Check
• Hosting-Dienstleister,
• Stellenportale und Job-Webseiten (z.B. smartrecruiters.com, heyjobs.co)
  IT-Service-Dienstleister,

Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfänger_inen weiter, die als datenschutzrechtlich Verantwortliche agieren:

• Unternehmen des Volkswagen Konzern
• Externe Beraterinnen und Berater der Audi Interaction GmbH (z. B. Anwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer),
• Behörden im Rahmen deren Zuständigkeit (z. B. Finanzamt, Polizei, Staatsanwaltschaft),
• Gerichte,
• Sonstige Dritte, soweit Sie uns anweisen Daten weiterzugeben oder Ihre Einwilligung erteilen.

6. Datenübermittling in Drittländer

Wir übermitteln Ihre Bewerberdaten in der Regel nicht in Drittländer (Länder, die weder Mitglied der Europäischen Union noch des Europäischen Wirtschaftsraums sind).

Es besteht die jedoch Möglichkeit, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Auftragsverarbeiter in Drittländern weitergeben. Bitte beachten Sie, dass nicht in allen Drittländern ein von der Europäischen Kommission als angemessen anerkanntes Datenschutzniveau besteht.

Für Datenübermittlungen in Drittländer, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau besteht, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z.B. Angemessenheitsentscheidung der EU Kommission oder Vereinbarung sogenannter EU Standardvertragsklauseln der Europäischen Union mit dem Empfänger) bzw. eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

7. Aufbewahrungs- und Löschfristen für Ihre personenbezogenen Daten

Die Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten hängt vom Ausgang des Bewerbungsverfahrens ab.

Kommt es zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer ihres Beschäftigungsverhältnisses, was auch die Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses umfasst. Über die weitere Verarbeitung werden Sie in diesem Fall gesondert informiert.

Wenn wir Ihre Bewerbung ablehnen, werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht. Dies dient der Sicherstellung der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) oder sonstiger rechtlicher Auseinandersetzungen. Sofern es tatsächlich zu gerichtlichen oder außergerichtlichen Auseinandersetzungen kommt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten jedenfalls für die Dauer des Verfahrens sowie im Anschluss, um verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) ergeben, nachzukommen. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung speichern, um bei erneuten Vakanzen auf Sie zukommen zu können, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder bis wir die Speicherung nicht mehr für erforderlich halten (in der Regel nach 2 Jahren). Im letzteren Fall informieren wir Sie über die Löschung.

8. Nutzung unseres Stellenportals und der Karriereseiten

Unsere Karriereseite und das Stellenportal erstellen wir mit Hilfe eines externen Auftragsverarbeiters (Smartrecruiters.com). Die Karriereseite wird in unsrem Webauftritt eingebunden und beim Dienstleister gehostet. Wenn Sie personenbezogenen Daten zur Kontaktaufnahme zu den angezeigten, offenen Stellen auf unserer Karriereseite oder anderen Stellenportalen im Internet (z.B. xing.com, heyjobs.co usw.) eingeben, werden diese Daten zunächst von den Auftragnehmern verarbeitet (es gelten auf den jeweiligen Portalen die Datenschutzhinweise der Betreiber) und dann an uns weitergeleitet.

9. Ihre Rechte

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Audi Interaction GmbH jederzeit unentgeltlich geltend machen.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Widerspruchsrecht: Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden Interesse oder Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung genutzt werden, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Ein Widerspruch ist zulässig, wenn die Verarbeitung entweder im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund eines berechtigten Interesses der Audi Interaction GmbH oder eines Dritten erfolgt. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.

Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen.

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Brandenburg) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

10. Ihre Ansprechpersonen

Ansprechpersonen für die Ausübung Ihrer Rechte

Die Ansprechpartner_innen für die Ausübung Ihrer Rechte und weitergehender Informationen finden Sie auf der folgenden Webseite: www.audiinteraction.com

 

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpersonen für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:

 

Datenschutzbeauftragter der Audi Interaction GmbH

Zeppelinstr. 48, 14471 Potsdam

E-Mail: aia-datenschutz@audi.de

11. Stand und Änderungen dieses Datenschutzhinweises für Bewerber

Diese Datenschutzinformation hat den Stand November 2023.

Aufgrund technischer Weiterentwicklung und/oder aufgrund geänderter gesetzlicher und/oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzinformation anzupassen.